PREPARAZIONE DEI DATI PER L’IMPAGINAZIONE AUTOMATICA DA DATABASE: FOGLIO DI EXCEL (XLS O XLSX), XML, TXT TABULATO E CSV

Prima di iniziare a strutturare una impaginazione automatica, occorre porsi almeno due domande:

  • LE INFORMAZIONI DA IMPAGINARE DOVE SI TROVANO? 
    Se esistono già, molto probabilmente in un DataBase.

 

  • LE IMMAGINI DOVE VERRANNO REPERITE?
    Se esistono già, molto probabilmente sullo stesso computer o un server locale condiviso.

 

Il punto iniziale ed importante, è che se i dati non ci sono, occorre in un qualche modo aggregarli e memorizzarli in un DataBase o Foglio di Excel adatto. Se non si utilizza direttamente un foglio di Excel, successivamente questi dati vanno estratti in un formato che possa essere interpretato da InPagina.

InPaginaXLS accetta il formato Excel (XLS o XLSX), il txt tabulato e il csv.

InPagina accetta XML, il formato Excel (XLS o XLSX), il txt tabulato e il csv.

InPaginaPRO invece richiede necessariamente un XML.

Occorre quindi preparare dal vostro DataBase un’estrazione dei dati da impaginare adatta a ciò che si vuole ottenere, e che comprenda, se serve, il collegamento alle foto e di altri meta informazioni necessarie alla impaginazione (ordinamento, mastro, eventuale meccanica ecc).

PREPARAZIONE DELLA BASE GRAFICA IN INDESIGN

La base grafica viene creata con un documento di InDesign.

Il documento di InDesign conterrà gli Stili di Paragrafo/Carattere/Oggetto necessari per i testi, box e le immagini.

E’ necessario definire delle Pagine Mastro che faranno da guida di impaginazione (posizionamento e dimensione della posa) e con gli appositi strumenti disponibili nel menù InPagina occorre formattare i box di testo usati per l’impaginazione da collegare alla base dati.

Con InPaginaXLS/InPagina l’unità grafica minima è la pagina.

Occorre quindi creare le pagine mastro che possono contenere uno o più prodotti e all’interno posizionare i campi necessari. In questo modo si definiscono delle pagine standard che verranno poi completate dai dati.

Con InPaginaPro, invece, le pagine mastro definiscono semplicemente il numero di pose e il posizionamento dei blocchi.

Poi occorre definire delle “meccaniche”, ovvero dei gruppi di campi e grafica che definiscono e caratterizzano l’impaginazione automatica del singolo prodotto. InPaginaPRO disporrà le meccaniche (definite nell’XML) sulle pose all’interno delle pagine.

Una volta create le guide grafiche, attribuiti gli stili e agganciati i box di testo ai campi dei dati dell’XML si è pronti per impaginare. Tutte queste operazioni sono guidate dagli strumenti presenti all’interno del menù InPagina

L’IMPAGINAZIONE AUTOMATICA

Il programma legge il file che fornisce le informazioni da impaginare e le informazioni di impaginazione.

Successivamente richiama le Pagine Mastro indicate (e le meccaniche nel caso di InPagina Pro), le riempie con i dati forniti e applica gli Stili impostati.

Una volta che si è in possesso della base grafica, estraendo alla prossima occasione dei dati diversi sarà possibile creare un catalogo nuovo in maniera completamente automatica, semplice e veloce.

MODIFICHE POST-IMPAGINAZIONE

Può succedere che, dopo aver impaginato in modo automatico, sia necessario apportare modifiche o migliorie manuali, che possono essere eseguiti in maniera libera o guidata.

E’ possibile apportare qualsiasi modifica manuale, ma InPagina fornisce anche strumenti di spostamento e ridimensionamento dei prodotti e in caso di InPaginaPro permette anche il cambiamento della meccanica già impaginata.

 

AGGIORNAMENTO DATI (SOLO INPAGINA PRO)

Se i dati dovessero cambiare dopo aver terminato l’impaginazione automatica (e magari cambiano anche alcune grafiche post-impaginazione) InPagina Pro mette a disposizione un meccanismo di aggiornamento dei dati che consente di importare una nuova base dati.

L’aggiornamento sostituisce solo i dati senza alterare la grafica definitiva, per questo l’aggiornamento è un processo sensibilmente più rapido permette inoltre di aggiornare anche le meccaniche legate al dato.

Un esempio pratico:

  • potete impaginare il vostro catalogo e prima di andare in stampa modificare testi o aggiornare prezzi di uno o più prodotti
  • potete effettuare la traduzione in un altra lingua automaticamente traducendo i testi nel database (file di excel)
  • potete aggiungere o eliminare un prodotto o cambiare layout per mettere un articolo in promozione

 

STRUTTURE FLESSIBILI

InPagina utilizza per i dati variabili i box di testo, formattati con Stili di Paragrafo e Carattere. E’ possibile utilizzare anche Stili di Oggetto, e non ci sono limiti geometrici o posizionali, quindi è garantita la massima flessibilità grafica.

E’ possibile utilizzare qualsiasi elemento grafico esterno, come l’inserimento di foto, simboli e grafici. Con InPaginaPro ed XML è possibile gestire anche le tabelle.

La base dati deve seguire alcune semplici regole ma per il resto la struttura dei dati è pienamente personalizzabile per poter impaginare qualsiasi tipo di catalogo.

Non ci sono limiti al numero di mastro e meccaniche realizzabili.

INPAGINA e DEDALO